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计量规范档案信息化管理的现状及优势

时间:2017-07-17 10:32:44   作者:论文发表   来源:http://www.sslww.com   阅读:1779   评论:0
内容摘要:一、计量规范档案管理现状及对策  1.无专职管理员。计量规范档案管理工作大多数由一线检校人员兼职,没有进行专业常识训练,事务不行娴熟,而且技术人员平时检校工作量比较大,任务重,无法保证有用的档案管理工作。此外管理手法相对落后,难以习惯计量标准档案信息化管理工作的需求。2.缺少建档...
一、计量规范档案管理现状及对策

  1.无专职管理员。计量规范档案管理工作大多数由一线检校人员兼职,没有进行专业常识训练,事务不行娴熟,而且技术人员平时检校工作量比较大,任务重,无法保证有用的档案管理工作。此外管理手法相对落后,难以习惯计量标准档案信息化管理工作的需求。2.缺少建档认识。实验室工作人员遍及重视平时的检校任务,一般以为只需如期将仪器设备检校、检查结束,精确出具证书、陈述就能够了,而不重视材料的搜集、收拾和归类存档,导致计量标准档案资料的缺失、不完善,更新不及时。3.档案触及内容广泛。根据JJF1033《计量规范查核规范》的要求,计量规范的档案应包含证书档案、技术文件及管理制度档案、技术指标档案、设备档案、人员档案及计量规范查核(复查)要求书、计量规范技术陈述等多方面材料,简单致使档案管理归类不明晰。我院依据实习情况以及实验室构成档案资料的特征,从搜集、分类、摆放、编号、归档等方面加以规范,要求一线检校人员、二线管理人员养成在平常工作中分类管理各种数据资料的良好习惯,明晰所属部分需要收拾和概括的内容,力求保证归档材料的真实性、完好性、精确性、连续性,为实验室展开检定、校准等工作提供牢靠材料根据。具体保留方法。

  二、计量规范档案信息化管理的优势

  1.是做好检校工作的重要保障

  怎样完成对计量规范档案的有用管理是保证检定、校准工作的精确性和牢靠性的关键。经过信息化方法将计量标准档案中触及的各项内容录入计量标准管理体系,在系统中设置预警机制,实施统筹管理,完成计量规范用具如期送检提示、计量规范证书到期复查提示、检校根据更新或换版提示等。计量规范管理员根据体系提示,进行跟踪、搜集、更新各类信息,及时归档。这些归档材料真实地反映了计量规范所触及的设备、人员、技术文件、数据材料等在管理和运用中的具体记载,检校人员在平时工作中有问题时,通过登录体系查询有关材料,及时发现问题或调整工作方法,可有用防止过错、过错的产生,保证了实验室出具的证书或陈述数据成果的精确、公平、牢靠。此外有助于实验室探究出一套更为合理、适用的检校方法,为展开平时和科学研究工作提供更可靠的参阅和挑选。

  2.有利于提高平时工作管理效率

  根据JJF1033规则,每一项计量规范文件会集均应当包含18个方面的内容。在实践工作中,这18类文件的存储方法采用了纸质档案与电子存档相结合,编制明晰的文件集目录,注明各种文件保留的地址和方法。在平时工作中查阅、运用、修正等不便利,严重影响了检定、校准工作效率、工作质量。通过信息化手法,计量规范负责人、管理员运用扫描、摄影等方法将各类需要保留的档案材料进行数字化处理后,上载至计量标准档案管理体系。一是使检校人员查找材料、发现问题、上报复查要求、更新信息时更为便利、方便、高效;二是对比较大的计量检定安排来说,所建计量规范数量多且通常不在同一时间,运用信息化管理体系可以将每年要求复查的计量标准归类到一起,递送要求材料,既提高了工作效率,又保证了一切计量规范档案材料的有用性;三是便利了用户的查询运用,如查询计量规范证书的有用性、可展开项目的规程规范、计量规范用具及配套设备的历年证书、检定或校准人员持证状况等,加强了与客户的沟通。

  三、计量规范档案信息化的具体步骤

  1.建立完好的计量规范档案

  如上文所述,计量规范包含18个文件,归类为三种档案:一是证书类,首要包含计量规范查核证书、社会共用计量规范证书、计量规范器及首要配套设备的检定或校准证书、检定或校准人员资历证实。二是表格类,首要包含要求书、技术陈述、替换申报表、封存(或吊销)要求表、重复性实验记载、稳定性查核记载、履历书、国家计量检定体系表、展开检定或校准工作的原始记载。三是其它质量体系文件,首要包含计量检定规程或技术规范、计量规范操作程序、计量规范器或首要设备运用说明、实验室的有关管理制度、能够证实计量规范具有相应丈量能力的其它技术文件。

  2.建立完善的实验室计量标准档案管理体系

  我院与软件公司合作开发了综合工作自动化管理体系,该体系包含人事信息、质量体系、计量规范、技术文件、事务管理、设备财物管理、计量用具、证书/陈述管理、供货商及合同管理、科研管理等多个管理模块,其间质量体系管理模块首要包含我院拟定的质量手册、程序文件、工作指导书、记载表格、管理手册及我院授权项目及实验室检查能力、检定/校准、检查根据、计量规范证书等档案材料。体系中各模块材料均为现行有用版别并悉数输入计算机,计量规范管理模块与该体系中各有关模块连接,计量规范档案所触 及有关内容在该体系中均可查阅,并可根据体系运用权限进行运用、修正,保证了计量规范档案的连续性和前史材料的完好性。一线检校人员、二线管理人员能够便利地通过单位内部局域网进行材料的查询、计算等平时管理工作,使计量规范档案较全部地完成了内部网络化、规范化、规范化管理,也使档案发挥出最大运用价值。

  3.培育高素质的复合型人才

  计量标准档案信息化管理是一项专业性较强的综合管理体系工程,它触及长度、温度、力学、电磁、化学、光学、医学、无线电、电离辐射等范畴检校方面的专业常识及计算学、档案学常识。这就要求从事计量规范档案管理的工作人员不但要具有必定的计量专业常识,还要把握和提高使用计算机、网络技术的能力和水平,以习惯计量规范档案资本信息化的建造,保证检查成果的精确性、公平性和科学性。计量规范档案管理工作大多数是由一线检校人员、二线管理人员兼职,没有通过专业常识训练,不能娴熟把握现代化工作软件、设备的使用,较难习惯计量规范档案信息化管理工作的需要。所以从事计量规范档案管理的工作人员要充分认识到自己所担负的前史任务和责任,在加强训练、学习的基础上,积极将手艺管理与计算机信息化管理相结合,然后进步计量检定安排质量管理体系的整体水平。实践证实,计算机网络技术管理计量标准档案提高了档案的管理水平,它将实验室的一切工作信息联系起来构成全体,使组织的档案管理工作逐步完善,进一步向体系化和规范化方向展开,充分发挥计量标准档案在质量管理体系工作和计量检定、校准工作中的积极作用。

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